Organisationshandbuch Kegel-Stadtmeisterschaft

Arbeitsstand: Planung 2027

Dieses Handbuch dokumentiert die bewährten Abläufe der Kegel-Stadtmeisterschaft und dient als gemeinsame Arbeitsgrundlage für Turnierleitung, Orga-Gruppen und Helfer. Ziel ist, die Veranstaltung weitgehend nach dem erfolgreichen Vorjahresmodell fortzuführen, Verantwortlichkeiten klar zu verteilen und die Organisation dauerhaft auf mehrere Schultern zu stellen.

Grundprinzip: Bewährtes wird übernommen. Änderungen erfolgen gezielt dort, wo sie Arbeit reduzieren, Abläufe verbessern oder neue Chancen eröffnen.

1. Ziele und Leitlinien

• Die erfolgreiche Struktur des Vorjahres soll zu etwa 80–90 % übernommen werden.
• Die Veranstaltung soll organisatorisch weniger von einer einzelnen Person abhängen.
• Die fünf Orga-Gruppen arbeiten möglichst eigenständig innerhalb klar definierter Zuständigkeiten.
• Die Turnierleitung bleibt ansprechbar, wenn Entscheidungen, Abstimmungen oder zusätzliche Informationen benötigt werden.
• Aufgaben, Fristen und Erfahrungswerte werden fortlaufend in diesem Handbuch dokumentiert.
• Die Belastung der Ehrenamtlichen soll planbar und fair bleiben.

Ehrenamts-Leitlinie: Als Orientierungswert soll jede regelmäßig eingesetzte Person höchstens etwa fünf Vorrunden-Schichten übernehmen und zusätzlich beim Finaltag unterstützen. Wer freiwillig mehr übernehmen möchte, kann dies tun. Wer aus familiären, beruflichen, gesundheitlichen oder sonstigen privaten Gründen weniger leisten kann, kommuniziert dies frühzeitig und offen.

2. Organisation und Verantwortlichkeiten

Die Organisation erfolgt in fünf Arbeitsgruppen:

2.1 Aufgaben zum Projektstart

• Mit allen fünf Orga-Gruppen ein kurzes Auftaktgespräch führen.
• Verantwortlichkeiten für 2027 bestätigen oder neu festlegen.
• Dieses Handbuch als gemeinsame Arbeitsgrundlage verteilen.
• Aufgaben, Fristen und Schnittstellen der Gruppen abstimmen.
• Das Ziel ausdrücklich kommunizieren, dass die Gruppen 2027 stärker eigenständig arbeiten.
• Alle Helfer aus dem Vorjahr anschreiben und Bereitschaft für 2027 abfragen.

2.2 Helferkreise

Zum Helferkreis gehören insbesondere die Sportkegler des ausrichtenden Vereins, der Kegelclub „Die Ehemaligen“ sowie weitere freiwillige Unterstützer aus dem sportlichen und privaten Umfeld. Die konkrete Helferliste wird intern anhand des Vorjahres-Schichtplans geführt und nicht in dieser öffentlich erreichbaren Fassung veröffentlicht.

3. Jahresfahrplan 2026/2027

4. Terminplanung und Kapazitäten

4.1 Ausgangspunkt

Die Terminplanung beginnt, sobald die Spielpläne der vier Sportkegel-Mannschaften für die Saison vorliegen. Daraus werden die grundsätzlich verfügbaren Wochenenden zwischen Januar und der Woche vor Ostern ermittelt.

4.2 Abstimmungsprozess

1. Spielpläne auswerten.
2. Mögliche Vorrunden-Wochenenden markieren.
3. Terminvorschläge mit den beteiligten Sportkegelabteilungen abstimmen.
4. Mögliche Kollisionen mit Jugendturnieren, Sonderveranstaltungen oder sonstigen Terminen prüfen.
5. Nach Freigabe Termine verbindlich in den Veranstaltungskalender übernehmen.

4.3 Standard-Slots pro Wochenende

Ein vollständig freies Wochenende bietet damit bis zu 10 Buchungsslots und 5 Helferschichten.

4.4 Einfluss von Meisterschaftsspielen

• Heimspiel-Wochenende: keine Stadtmeisterschaft.
• Auswärtsspiel-Wochenende: Donnerstag, Freitag und Samstag können angeboten werden; Sonntag entfällt.
• Spielfreies Wochenende: vollständiges Programm von Donnerstag bis Sonntag möglich.

4.5 Kapazitätsrahmen

Erfahrungswert: Bei sieben vollständig nutzbaren Wochenenden ergeben sich rechnerisch rund 70 Buchungsslots. Bei durchschnittlich etwa acht Personen pro Club entsprechen rund 400 Teilnehmer ungefähr 50 Clubs. Eine Ausweitung auf deutlich mehr Buchungen ist grundsätzlich möglich, stößt jedoch vor allem bei der Helferbelastung an Grenzen.

5. Halle und Genehmigungen

Für die Stadtmeisterschaft werden alle acht Kegelbahnen im Kellerbereich der Jahnhalle benötigt. Vier Bahnen liegen im Verantwortungsbereich des ausrichtenden Vereins, vier weitere beim KSK Rheydt. Für die Stadtmeisterschaft müssen alle acht Bahnen für die bestätigten Termine verfügbar sein.

• Freigabe / Abstimmung mit KSK Rheydt für die Nutzung der dort zugeordneten Bahnen einholen.
• Sportamt der Stadt Mönchengladbach über alle bestätigten Vorrundentermine informieren.
• Nutzungsgenehmigung für den Kellerbereich / die Kegelbahnen beantragen.
• Den Finaltermin direkt mit beantragen und blockieren.
• Bestätigung der Hallenbelegung dokumentieren.

6. Ausschreibung und Gebühren

Nach Festlegung der Termine wird die Ausschreibung des Vorjahres aktualisiert. Termine, Gebühren, Buchungsregeln und gegebenenfalls das Spendenkonzept sind anzupassen.

6.1 Geplante Gebührenanpassung 2027

Die moderate Erhöhung soll unter anderem das neue Spendenmodell mitfinanzieren. Vor Veröffentlichung der Ausschreibung ist die endgültige Entscheidung zu treffen.

7. Sponsoring und Finanzierung

7.1 Zielbild „20 für 400“

Die Sponsorenkampagne steht unter dem Ziel „20 für 400“: Ziel ist es, einen verlässlichen Kreis von rund 20 Partnern für eine Veranstaltung mit rund 400 Teilnehmern aufzubauen. Konkrete Sponsoringbeträge und individuelle Vereinbarungen werden ausschließlich intern dokumentiert.

7.2 Bestandssponsoren

• Alle Sponsoren des Vorjahres frühzeitig anschreiben.
• Mit einem Dank für das Vorjahr beginnen und den Beitrag der Sponsoren würdigen.
• Direkt abfragen, ob auch 2027 wieder mit einer Unterstützung gerechnet werden kann.
• Klare Rückmeldefrist setzen.
• Bei ausbleibender Antwort gezielt nachfassen.

7.3 Neue Sponsoren

Jährlich sollen zusätzliche potenzielle Sponsoren aus Mönchengladbach und Umgebung angesprochen werden. Eine interne Liste mit bereits kontaktierten Unternehmen, Absagen und Rückmeldungen soll fortgeführt werden. Persönliche Kontakte haben erfahrungsgemäß eine besondere Bedeutung; ergänzend kann weiterhin ein breiterer E-Mail-Versand erfolgen.

7.4 Bolten-Brauerei

• Frühzeitig Kontakt zur Bolten-Brauerei in Korschenbroich aufnehmen.
• Fortführung der Zusammenarbeit als Getränke- und Veranstaltungspartner anfragen.
• Konditionen und Umfang der Zusammenarbeit intern abstimmen und nicht in der öffentlichen Fassung dokumentieren.
• Getränkebestellung und Abholung über die Gruppe Getränke & Logistik organisieren.

7.5 Weitere lokale Getränkepartner

Bei Bedarf prüfen, ob ergänzende lokale Kooperationen sinnvoll und mit bestehenden Partnerschaften vereinbar sind. Konkrete Gesprächspartner, Konditionen und Verhandlungsstände werden ausschließlich intern dokumentiert.

7.6 Stadtsparkasse Mönchengladbach / PS-Zweckertrag

• Antrag im Rahmen des PS-Zweckertrags spätestens bis November stellen.
• Vorhandene Unterlagen und Vorjahresanträge möglichst wiederverwenden und jährlich aktualisieren.
• Frühere Förderhöhen und sonstige finanzielle Details werden ausschließlich intern dokumentiert.

8. Presse und Öffentlichkeitsarbeit

8.1 Stadtsportbund Mönchengladbach

Der Stadtsportbund ist Veranstalter der offiziellen Stadtmeisterschaft; der Verein fungiert als Ausrichter. Der Stadtsportbund soll jedes Jahr frühzeitig formal eingebunden werden.

• Stadtsportbund zu Projektbeginn informieren.
• Ausrichterrolle für 2027 abstimmen / bestätigen.
• Kontakte, Presseverteiler und Social-Media-Reichweite des Stadtsportbundes für die Bewerbung nutzen.

8.2 Bürgerfunk

Den Bürgerfunk frühzeitig anfragen, da Beiträge vorproduziert werden. Ziel ist eine Sendung oder ein Beitrag in der heißen Anmeldephase.

8.3 Rheinische Post

• Bestehenden Kontakt zur lokalen Sportredaktion nutzen.
• Berichterstattung über das Turnier anfragen.
• Zusätzlich um eine kurze Meldung zum Start der Anmeldung bitten.

8.4 Extra-Tipp

• Dank für die Unterstützung im Vorjahr aussprechen.
• Auf die positive Resonanz der Berichterstattung hinweisen.
• Frühzeitig um einen erneuten Artikel in einer Ausgabe Anfang Januar bitten.
• Wenn möglich eine gut sichtbare Platzierung anregen.

8.5 Radio 90,1

• Lokalsender erneut ansprechen.
• Auf die frühere Reportage verweisen.
• Prüfen, ob das Thema Kegeln / Stadtmeisterschaft erneut redaktionell aufgegriffen werden kann.

8.6 Weitere Medien

Jährlich prüfen, welche weiteren lokalen Medien, Stadtportale, Vereinsplattformen, Newsletter, Veranstaltungsseiten oder Social-Media-Kanäle für die Bewerbung sinnvoll sind. Persönliche Kontaktdaten werden ausschließlich intern geführt.

9. Teilnehmergewinnung und Buchung

9.1 Pre-Sale

Ab 1. November erhalten die Teilnehmer / Clubs des Vorjahres für rund einen Monat ein exklusives Buchungsfenster. Stammteilnehmer können sich vor dem öffentlichen Start bevorzugte Termine sichern.

9.2 Öffentliche Werbephasen

• 1. Dezember: öffentliche Buchung und erste Werbephase über Homepage, Social Media, WhatsApp und eigene Netzwerke.
• 1. Januar: zweite Werbephase mit verstärkter Pressearbeit und Bewerbung noch freier Termine.

9.3 Buchungsschluss einzelner Termine

Ein freier Termin kann grundsätzlich bis zehn Tage vor Durchführung gebucht werden. Danach wird der Termin geschlossen bzw. im Kalender als storniert / nicht verfügbar markiert, damit ausreichend Zeit für die interne Organisation bleibt.

10. Helfer- und Schichtplanung

10.1 Grundbedarf

Eine Schicht wird grundsätzlich mit drei Helfern besetzt. Bei beispielsweise 35 Schichten entstehen damit 105 einzelne Helfereinsätze.

10.2 Verfügbarkeitsabfrage

• Sobald die Buchungstermine feststehen, Helfer-Verfügbarkeit per Doodle-ähnlicher Umfrage abfragen.
• Rückmeldefrist: bis Weihnachten.
• In den Weihnachtsferien daraus den Schichtplan erstellen.
• Präferenzen und Nicht-Verfügbarkeiten möglichst berücksichtigen.

10.3 Verteilungsregeln

• Grundsätzlich drei Personen pro Schicht.
• Orientierungswert: maximal fünf Vorrunden-Schichten pro Person.
• Freiwillige Mehrarbeit ist möglich.
• Personen mit geringerer Verfügbarkeit werden entsprechend weniger eingeplant.
• Die Verteilung soll möglichst gleichmäßig und nachvollziehbar erfolgen.

10.4 Perspektive Automatisierung

Die Schichtplanung soll künftig möglichst teilautomatisiert erfolgen. Grundlage kann eine interne Excel- oder CSV-Datei mit Helfern, Verfügbarkeiten, Wunschzeiten und maximaler Einsatzanzahl sein. Daraus kann ein optimierter Schichtplan erzeugt werden.

11. Laufender Turnierbetrieb

11.1 Wöchentliche Organisationsmeldung

Während der Vorrunde wird regelmäßig eine Wochenmeldung in der internen Gruppe veröffentlicht. Inhalt:

• Welche Clubs in der kommenden Woche spielen.
• Welche Termine / Slots belegt sind.
• Welche Helfer die jeweilige Schicht übernehmen.
• Kurze Hinweise zu bekannten Clubs oder Besonderheiten aus dem Vorjahr.
• Hinweis, wenn nur ein Teil einer Schicht benötigt wird.
• Hinweis und Dank, wenn eine Schicht wegen fehlender Buchungen ganz entfällt.

11.2 Zehn-Tage-Regel

Etwa zehn Tage vor einem Veranstaltungstermin erfolgt der organisatorische Schnitt: nicht gebuchte Slots werden geschlossen und die Helfer erhalten gleichzeitig ihre verbindliche Information für die kommende Woche.

12. Spendenkonzept

Die klassische Tombola soll 2027 nach Möglichkeit entfallen. Gründe sind der hohe organisatorische Aufwand, schwieriger werdende Sachspendenakquise sowie Nachhaltigkeitsaspekte, da nicht jeder Sachpreis tatsächlich benötigt oder genutzt wird.

12.1 Grundidee

• Von jeder regulären Teilnahme wird 1 € für den guten Zweck zurückgelegt.
• Auch aus dem zusätzlichen Paarkampf / Tandem wird 1 € für den guten Zweck zurückgelegt.
• Das Spendenziel wird vor Ort sichtbar dargestellt, zum Beispiel als großer Baum mit etwa 500 Blättern.
• Für jeden gespendeten Euro wird ein Blatt ausgemalt.
• Teilnehmer können freiwillig zusätzliche Beträge spenden und entsprechend mehrere Blätter ausmalen.
• Mehrere mögliche Projekte können auf Plakaten vorgestellt werden; die konkrete Auswahl- oder Abstimmungslogik ist noch festzulegen.

Offen: Konkretes Spendenziel, Auswahlverfahren der Projekte, rechtliche / buchhalterische Abwicklung und genaue Gestaltung der Visualisierung festlegen.

13. Finaltag

Der große Finaltag ist für Samstag, 17. April 2027 vorgesehen. Dieser Termin soll bereits bei der Hallenreservierung mit blockiert werden.

Die detaillierten Abläufe des Finaltages – Qualifikation, Zeitplan, Helfereinsatz, Siegerehrung, Bewirtung, Preise, Presse und Nachbereitung – werden anhand der Unterlagen des Vorjahres ergänzt.

14. Nachbereitung und Rückblick

• Finanzielle Endabrechnung intern erstellen.
• Sponsoren über das Ergebnis informieren und danken.
• Helfern und beteiligten Organisationen danken.
• Presse-Nachbericht und Social-Media-Rückblick veröffentlichen.
• Teilnehmerzahl, Sponsorenzahl, Spenden und Auslastung dokumentieren; finanzielle Kennzahlen bleiben intern.
• Rückmeldungen aus den fünf Orga-Gruppen einholen.
• Verbesserungen und Probleme unmittelbar in diesem Handbuch ergänzen.
• Unterlagen, Vorlagen, Kontakte und Listen für das Folgejahr intern sauber ablegen.

15. Offene Punkte / Ergänzungen

Folgende Inhalte sollen in den nächsten Fassungen anhand bestehender Unterlagen oder weiterer Rückblicke ergänzt werden, soweit sie für eine öffentlich erreichbare Fassung geeignet sind:

• Exakter Vereinsname / einheitliche Schreibweise des ausrichtenden Vereins.
• Konkrete Aufgabenbeschreibungen der fünf Orga-Gruppen.
• Vorjahres-Ausschreibung als Vorlage.
• Finalablauf und Siegerehrung.
• Getränkeplanung und Nachbestelllogik ohne vertrauliche Konditionen.
• Spendenprojekt und konkrete Umsetzung des neuen Spendenmodells.
• Allgemeine Vorlagen für Sponsorenschreiben, Presseanschreiben, Helferabfrage und Wochenmeldungen – ohne personenbezogene Kontaktdaten oder vertrauliche Vereinbarungen.

Datenschutz- und Vertraulichkeitsgrundsatz: In dieser öffentlich erreichbaren Fassung werden keine persönlichen Ansprechpartner, privaten Kontaktdaten, individuellen Sponsoringbeträge, vertraulichen Konditionen, Förderhistorien oder internen Finanzkennzahlen veröffentlicht. Solche Informationen werden ausschließlich in internen Arbeitsunterlagen geführt.

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